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jueves, 18 de septiembre de 2014

¿CÓMO REALIZAR UN ORGANIGRAMA?



El organigrama de la empresa es uno de los documentos más importantes de nuestro sistema de gestión de Calidad. Es un documento que cuelga directamente del Manual de Calidad de la empresa, ya que se define la estructura de la propia empresa, así como el personal y sus funciones. Es uno de los principales requisitos de la norma UNE EN ISO 9001.
Y, ¿para qué sirve el organigrama de una empresa? El organigrama de una empresa es  muy importante porque define las líneas de autoridad que existen dentro de la empresa y permite organizar las personas  y las funciones que requieren ser realizadas. Es decir si no se tiene un organigrama, nadie podrá saber quién es su jefe y sobre quienes tiene autoridad ni podrá saber  sobre quienes tiene autoridad, es decir a quienes puede dar órdenes.
En base al organigrama, se tendrá que realizar un procedimiento específico donde se definan las funciones y responsabilidades del personal de la empresa.
RECOMENDACIÓN: Los organigramas se pueden realizar prácticamente con todos los programas informáticos, aunque yo os recomiendo realizarlos con MICROSOFT VISIO ya que es un programa específico para elaborar organigramas y mapas de procesos.

Pasos a seguir:

Decidir la estructura del organigrama (vertical u horizontal):

La gran mayoría de empresas son microempresas o pequeñas empresas y por lo tanto se escogerá un  gráfico vertical, es decir, que cada subordinado será dirigido únicamente por un superior, el principio básico de este tipo de diseño organizacional es el de evitar conflictos entre los cargos, malentendidos  y mal uso de recursos. El diseño horizontal del organigrama se utiliza para empresas muy grandes y generalmente resulta un gráfico muy extenso.

NOTA: si la empresa es muy grande y de esta cuelgan otras empresas, es imprescindible insertar en el manual de calidad ambos organigramas el de la empresa madre y de tu empresa que pertenece al grupo.

Decidir el tipo de estructura de la empresa:

Hay diferentes modelos que podemos encontrar en cualquier manual de gestión empresarial:

§  Estructura funcional: Es una de las más frecuentes de agrupar actividades, una empresa puede organizarse por departamentos  o funciones como por ejemplo: ingeniería, contabilidad, manufactura, recursos humanos, compras… esta organización funcional puede ser utilizada en todo tipo de empresas, adecuando los nombres de las funciones requeridas para alcanzar los objetivos de la empresa.




§  Estructura por producto: Esta estructura ilustra la departamentalización del producto en la que cada producto principal es ubicado bajo la autoridad de un ejecutivo que se especializa  y se responsabiliza por todos los aspectos de esa línea de producto.

§  Estructura por tipos de cliente: se organiza por cada tipo particular de cliente al que la empresa desea servir, teniendo en cuenta que cada grupo de clientes tiene un grupo particular de problemas  y necesidades.

§  Estructura geográfica: Se trata de organizar el organigrama por territorio geográfico, por ejemplo una organización de ventas puede tener regiones sur, centro, oriente, occidente, suroriente y suroccidente; este tipo de organigrama es útil cuando la empresa está extendida en todo un país  o territorio. También es útil para una empresa que es un grupo de empresas y  cada empresa pequeña se encuentra en una región diferente. Luego cada empresa pequeña puede tener un organigrama funcional que cuelga del organigrama geográfico.

§  Estructura por proceso: Este tipo de organigrama muestra el flujo de varios departamentos de la producción, por ejemplo: en una planta de fabricación de prefabricados, cada departamento se especializa en una fase específica del proceso como por ejemplo: el que se ocupa de la manipulación del acero, el de montaje, el del hormigonado, el del corte de piezas, el de acopio…

Determine los niveles que requiere crearse en su empresa. Hacer esto depende de la cantidad de personas que crees que se requiere en tu empresa al momento de crearla  o al momento de iniciar; es  normal que tu organigrama crezca en la misma medida en que crezca tu empresa, de manera que puedes crear un organigrama básico con la condición de que lo actualices cada vez que crezca tu empresa en cantidad de personas. Por ejemplo si al momento de iniciar, crees que tendrás  un gerente comercial, colócalo en tu organigrama, sin embargo si con el paso del tiempo será necesario contratar asesores de ventas, será necesario crear el cargo de asesor de ventas en tu organigrama. Es importante tener en cuenta que puede existir un solo cargo de asesor de ventas pero en la práctica pueden haber tres asesores de ventas  o mas y no será necesario reflejar exactamente la cantidad de personas en un solo cargo, asegura que exista el cargo independientemente de la cantidad de personas existentes en el cargo.

NOTA: El organigrama tiene que ser un documento dinámico y adaptarse a medida que evoluciona la empresa. Pero ojo, si se modifica, también se tendrá que modificar quizá el manual y seguro el procedimiento específico.

Divulga el organigrama a tus colaboradores  y socios: Realiza los ajustes necesarios de acuerdo con lo que deseas de tu proyecto, estos pasos para crear el organigrama de una empresa te permiten seleccionar el modelo más adecuado de tu empresa, asegúrate de comunicarlos a  tus colaboradores, y de actualizar los cambios, es tu manera de organizarte  y merece atención, empresario organizado, empresario de éxito.


OBSERVACIÓN: Es importante que la empresa disponga de dos organigramas: uno funcional (indicando únicamente puesto de trabajo) y otro nominal (con nombres).

25 comments:

  1. Buenos días, quería agradecerte por la información que me has facilitado ah sido de gran ayuda, aunque hay algo que no se que significa es el nombre de uno de los departamentos del organigrama que tienes de ejemplo, el departamento se llama (DEPARTAMENTO DE RRHH)

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    1. Buenas tardes syse98, el departamento lo he denominado Recursos Humanos (RRHH), o también puedes llamarlo departamento de personal. Este es un ejemplo muy sencillo, cada empresa es diferente y hay que personalizar el organigrama para cada caso. Un saludo

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    2. Buenas tardes syse98, el departamento lo he denominado Recursos Humanos (RRHH), o también puedes llamarlo departamento de personal. Este es un ejemplo muy sencillo, cada empresa es diferente y hay que personalizar el organigrama para cada caso. Un saludo

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  2. Hola adriana, muchas gracias por todos los aportes

    Tengo una pregunta como es la estructura de un organigrama nominal y uno funcional

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    1. Buenos días Ingeniero SST-HSQ OSHA,
      Un organigrama funcional es un organigrama con los puestos de trabajo y el nominal es con los nombres de las personas. Por ejemplo, en el funcional saldría Contable y en el nominal con la misma estructura aparecería Pepito Jiménez (contable). Los dos son lo mismo pero uno es genérico con el nombre de los puestos de trabajo, y en el otro indicas el nombre de los trabajadores que ocupan cada puesto. Un saludo.

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  3. El ejemplo ilustrado es un ejemplo funcional cierto

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  4. buenas tardes

    en vez de ponerle departamento de RH le puedo poner gerente de RH que es el puesto de la persona

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  5. Muy buenas tardes estimada Adriana
    el organigrama debe tener un código dentro del listado de documentos del SGC o es suficiente con el código del manual de calidad

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    1. Buenos días Vini Solis, debe disponer de un código propio como toda la información documentada del sistema. Habitualmente el organigrama o bien se sitúa como Anejo al Manual de calidad, o bien como información documentada (registro) asociado al procedimiento de funciones y requerimientos del personal. Yo particularmente prefiero la segunda opción. Un saludo.

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  6. Buenas tardes,

    Tengo una duda en una empresa que estoy trabajando y se quiere certificar con la iso 9001:2015. Es una empresa pequeña, en la que los dos socios realizan los mismos puestos de trabajo y no se si añadir en el organigrama los dos nombres al puesto de trabajo o dejar el organigrama sin nombres ya que he creado una matriz de polivalencia en la cual se establece que los dos son aptos para esos puestos de trabajo. Me explico, los dos ejercen los puestos de trabajo de compras y responsable de producción, ademas de producción. Igual uno de ellos ejerce más el rol de cada puesto que el otro pero los dos hacen las mismas tareas turnandose. ¿Que hago? Dejo el organigrama sin nombres o añado los dos o añado uno de ellos el que más tiene el rol?

    Muchas gracias,
    Roberto

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    1. Buenos días Roberto, mi consejo es que realices el diagrama funcional (sin nombres) únicamente con todos los "puestos de trabajo" por ejemplo: Dirección, comercial, compras, departamento técnico, etc. Naturalmente una misma persona puede realizar las funciones de varios puestos de trabajo, sobre todo en empresas pequeñas. Una vez que tengas este organigrama, haces otro, calcado a éste, pero que en cada cuadradito aparezca el nombre del puesto de trabajo y el nombre de la persona que lo realiza. De esta manera ante una auditoría, el auditor se situará exactamente de quien realiza qué. Deberás tener en cuenta que aquello que plasmes en el organigrama debe ser lo que describas en el correspondiente procedimiento. Los puestos de trabajo deben tener el mismo nombre que en el procedimiento y sus relaciones entre ellos. Un saludo.

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  7. buen día...
    Tengo una duda respecto del dibujo como tal del organigrama en una empresa pequeña, las líneas continuas o punteadas significan algo?? cómo se ubica a los asesores?? (revisor fiscal, asesor para implementar lo relacionado en salud ocupacional.
    De antemano, muchas gracias por la información.

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    1. Buenos días, primero de todo, en el organigrama normalmente sólo tenemos que poner aquellos puestos de trabajo ocupados por trabajadores de la empresa. A veces, como bien comentas, podemos incorporar puestos de trabajo en el organigrama que tenemos subcontratados, como pueden ser los asesores. Si estos trabajadores externos están siempre (son permanentes), los podemos añadir en el organigrama indicándolos de alguna forma diferente, como pueden ser líneas discontinuas. Si en cambio sólo están presentes de forma esporádica, mejor no incluirlos. El resultado debe quedar claro y explicado en el correspondiente procedimiento. Un saludo.

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  8. Una pregunta, ¿Con que figuraría representaría un puesto proyectado(que aún no existe) en un organigrama?¿ cuadrado punteado, cuadrado de lineas punteadas o cómo ? Gracias de antemano.

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    1. Buenos días, si es un organigrama que cumpla con los requisitos de la norma ISO 9001, no se debe indicar ningún puesto a futuro. El organigrama debe mostrar la realidad de la empresa en el momento actual.
      Por otro lado, si se quiere hacer un organigrama que aparezcan los posibles puestos de trabajo a futuro, da igual como lo realices, siempre y cuando realices una leyenda, que indiques, la línea punteada significa personal externo o subcontratado, punto y ralla personal a futuro... Un saludo.

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  9. Buen día Adriana, primero felicitar el gran trabajo y tiempo dedicado a ayudar y aclarar los conceptos y las dudas de la ISO 9001:2015.
    En segundo lugar, plantear si es factible colocar en un solo organigrama el funcional y el nominal, dejando como anexos al manual, y en la Revisión de los documentos, indicar la versión con los cambios cuando alguno de las personas (nominal) se cambia de cargo (funcional); o es mejor hacerlo por separado. Gracias y Saludos desde Chile

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    1. Buenas tardes, puedes hacerlo como quieras. Si en tu empresa existe mucha variación de personal te recomiendo que lo realices por separado. Un saludo

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  10. buen dia, primero que nada felicidades por el tiempo tomado para contestar las dudas....

    una pregunta en que procedimiento me sugieren colocar la revision del organigrama general de la emrpesa.???

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    1. Buenas tardes, puedes indicarlo donde quieras aunque yo recomiendo realizarlo en el procedimiento donde expliques y detalles las funciones del personal. Un saludo

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    2. muchisimas gracias

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    3. ESTO QUIERE DECIR AL MANUAL DE FUNCIONES ?

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    4. Buenos días, Podéis consultar un ejemplo de Manual de funciones o procedimiento de funciones y responsabilidades del personal en el siguiente enlace: http://asesordecalidad.blogspot.com/2016/07/funciones-del-personal-segun-iso.html#.XhwXbkczY2w
      El organigrama lo podéis tener como un documento independiente o bien que cuelgue de este documento, que es lo que recomiendo, ya que es donde se explican todas las funciones para cada uno de los puestos de trabajo, y en el organigrama nos podemos dar cuenta de las relaciones entre los puestos de trabajo. Un saludo.

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  11. buenas tardes tengo una duda por favor si me pueden ayudar. para la empresa que yo laboro tenemos tres cargos como es el contador, el revisor fiscal y el ingeniero de sistemas. mi pregunta es a ellos los debo de incluir en el organigrama aun ellos no sean directos por la empresa?.

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    1. Buenos días, desde mi punto de vista deberías incluirlos en el organigrama, eso sí marcandolos de alguna manera que son externos. En el procedimiento de funciones y responsabilidades del personal lo tendrás que especificar, mencionando que son de origen externo, y que por lo tanto se aplican los requisitos para su contratación y supervisión los aplicados en el procedimiento de proveedores y subcontratistas. Ha de quedar todo muy ligado en todos los documentos y disponer de toda la documentación asociada evidenciando los requisitos documentales descritos en los procedimientos, manuales o fichas de proceso. Un saludo.

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