Competencia, concienciación y comunicación según ISO 9001:2015

La nueva actualización de la norma ISO 9001:2015 incorpora nuevos requisitos de los conceptos específicos sobre la competencia, la concienciación y la comunicación de la organización. ¿En qué nos afecta? ¿Qué debemos añadir en nuestra documentación del sistema para cumplir con los requisitos?  

En el borrador de la nueva norma, que se aprueba este mes de septiembre, describe estos tres conceptos en los apartados 7.2, 7.3 y 7.4. Para poder comentaros si debéis explicar de alguna manera más detallada, o bien podéis cumplir con los diferentes puntos expuestos en la norma ISO 9001:2008, voy a exponer la traducción del borrador de estos tres puntos:

7.2 Competencia

La organización deberá:

a) determinar la competencia necesaria de la persona/s que hace el trabajo bajo su control que afecta su calidad del trabajo, y

b) asegurarse de que estas personas son competentes en la base en la educación, la formación o la experiencia;

c) en su caso, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria, y evaluar la eficacia de las acciones tomadas, y

d) retener la información adecuada y documentada como evidencia de la competencia.

NOTA acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo: la oferta de formación a la tutoría, o la reasignación de las personas empleadas en la actualidad; o la contratación o contratación de personas competentes.

7.3 Conciencia

Las personas que hacen el trabajo bajo el control de la organización deben ser conscientes de:

a) la política de calidad,

b) Los objetivos de calidad pertinentes,

c) su contribución a la eficacia del sistema de gestión de calidad, incluyendo los beneficios de rendimiento mejora de la calidad, y

d) las consecuencias de que no cumplan con los requisitos del sistema de gestión de calidad.

7.4 Comunicación

La organización debe determinar la necesidad de las comunicaciones internas y externas pertinentes para la calidad sistema de gestión incluidos

a) en lo que se comunicará,

b) cuando para comunicarse, y

c) con quien comunicarse.

CONCLUSIONES:

En cuanto a la competencia del personal, los requisitos de la nueva actualización son los mismos que debemos cumplir para la edición de la norma del 2008. Es decir, si la empresa ya tiene implantado y certificado los requisitos en cuanto a la formación del personal de la norma ISO 9001:2008, cumplirá con las especificaciones de la nueva actualización ya que dispondrá de:

• Propuestas de formación
• Plan de formación de los trabajadores
• Evaluación de la eficacia de la formación 
• En la documentación del sistema quedará definida la educación, formación y experiencia necesaria para garantizar que el personal de la organización desempeñe sus funciones con alta calidad en sus trabajos.
• Registro de la capacitación del personal
• Y, por último, archivar, registrar y documentar la formación realizada por los trabajadores.

En segundo apartado, la concienciación del personal, queda más especificado en la ISO 9001:2015. En la del 2008, se especificaba que los trabajadores debían ser conocedores de la documentación del sistema y su alcance, pero no puntualizaba tanto. A la vista de esto, nos preguntamos ¿Cómo podremos evidenciar que la organización cumple con este requisito?

Lo más habitual, es que durante las auditorías, se pregunte a los diferentes trabajadores, sobre sus tareas dentro de la empresa, y además de su conocimiento del sistema, así evidencian si realmente hay una concienciación por parte del personal. Para que vosotros estéis más tranquilos, ya que dependiendo de las respuestas de vuestros trabajadores, pueden los auditores considerar poner una no conformidad, lo que hacía, era una charla documentada, después de las reuniones de la revisión del sistema, reunía a todos los trabajadores, mostrándolos los datos que eran de su interés, además de recordarlos donde podían acceder a la documentación del sistema..., posteriormente les daba a firmar su asistencia en la charla-comunicación. De esta manera, queda documentado que la empresa ha concienciado a los trabajadores y que estos son conocedores de la información necesaria. 

Y, por último, la comunicación, debéis realizar un registro de comunicación para cumplir con los requisitos. Para aquellos que disponéis del sistema de gestión integrado con medio ambiente (ISO 14001), deberéis tener un  registro de comunicación, y podéis fusionarlo con el de calidad. Si no es el caso deberéis realizar un procedimiento específico y generar un registro (información documentada).

Como veis, a medida que vamos analizando el borrador de la norma, si que hay algunos aspectos y conceptos nuevos, que nos pueden afectar en generar un determinado registro o bien evidenciar algún aspecto concreto, pero tampoco hay grandes cambios significativos.