Las no conformidades más comunes en una audioría

Para que cualquier organización pueda disponer de una certificación ISO 9001, requiere pasar una evaluación formal de la conformidad, es decir, una auditoría formal. Un organismo de certificación, también conocido como registrador, o de terceros, llevará a cabo una auditoría de certificación inicial, una auditoría de seguimiento (una vez o dos veces al año) o una auditoría de recertificación (cada tres años), basado en la madurez de su sistema. En una publicación anterior os detallé paso a paso en qué consistía el proceso de certificación.

Una de las claves y herramientas para obtener una buena mejora continua del sistema de calidad, es la realización de auditorías por auditores independientes externos para identificar las no conformidades. Siempre se van a encontrar desviaciones entre toda la documentación auditada. Mediante las acciones correctoras realizadas podemos evidenciar un incremento de la madurez del sistema, así como un incremento en la mejora continua del sistema. 

Aunque las auditorías son un punto clave para la mejora del sistema, sólo el hecho de hacerlas, no lo podemos añadir como objetivo o como mejoras en el acta de revisión del sistema debido que son un requisito de la norma.

NOTA IMPORTANTE: no podemos considerar un objetivo de calidad un requisito de la norma o un requisito legal, por ser de obligado cumplimiento.

En la norma ISO 17021, una no conformidad se define como:

1. el incumplimiento de uno o más requisitos de la norma de sistemas de gestión, o
2. una situación que plantea una duda importante sobre la capacidad del sistema de gestión del cliente para lograr sus resultados previstos.

Una no conformidad puede ser identificada como menor o mayor. El criterio de considerar una u otra lo determina el equipo auditor. Únicamente se considera mayor aquellas que se identifican como una ausencia o un fallo total que hace peligrar el sistema de gestión de calidad. Por ejemplo, si se repite consecutivamente  y varias veces la misma no conformidad menor puede pasar a mayor. Si no se soluciona en un plazo determinado, por el equipo auditor, la no conformidad mayor puede tener grandes consecuencias, como la retirada definitiva de la certificación.

¿Te has preguntado cuáles son las no conformidades más comunes que se encuentran por los auditores externos?

Se realizó un registro mundial en el año 2009, donde se anotaron más de 18.000 menores no conformidades encontradas. Os mostraré con porcentajes los resultados obtenidos:

Las 5 primeras no conformidades menores más comunes según ISO 9001 encontradas fueron fueron:

1. 7.6 Control de Seguimiento y Medición equipo- 32%
2. 4.2.4 Control de registros - 20%
3. 5.6 Examen de la Gestión - 20%
4. 4.2.3 Control de Documentos - 16%
5. 6.3 Infraestructura - 12%

El top 5 no conformidades menores encontradas en el área Aeroespacial AS9100, 9110 Mantenimiento y 9120 Distribuidores  fueron:

1. 7.5.1 Control de la Producción y Prestación de Servicios - 36%
2. 4.2.3 Control de Documentos - 26%
3. 8.5.2 Acción correctiva - 14%
4. 8.2.2 Auditoría Interna - 13%
5. 4.2.4 Control de registros - 11%

Las primeras 5 no conformidades menores en el área de 27001 Seguridad de la Información del Sistema de Gestión (SGSI) fueron:

1. Cláusula 6 - ISMS Auditoría Interna - 32%
2. 8.2 Acción correctiva - 26%
3. 4.2.1 Establecer el SGSI - 22%
4. 4.3.2 Control de los documentos - 11%
5. 4.3.3 Control de registros - 9%

El top 5 no conformidades menores encontradas en el área 14001 Sistema de Gestión Ambiental (SGA) fueron:

1. 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos - 30%
2. 4.4.6 Control Operacional - 24%
3. 4.5.2 Evaluación del Cumplimiento - 23%
4. 4.5.3 Acciones Correctivas y Preventivas -12%
5. 4.5.5 Auditoría Interna - 10%

Los resultados muestran que el control de documentos y control de los registros son, y han sido durante mucho tiempo un problema. Otro elemento común es la acción correctiva y resultados de las auditorías internas. 

Por lo que hemos de ser muy meticulosos en los registros y en el control de la documentación del sistema, para un mejor control. Os recomiendo que simplifiquéis al máximo los procesos y que los documentos que se generen sean lo más claros, completos y fáciles de cumplimentar. Debéis evitar en todo momento que los documentos se amontonen sin ningún control, ya que es posible y habitual que perdáis alguno o no lo encontréis ante una auditoría y os detecten que se pierde la trazabilidad documental.