Planificación de los cambios según ISO 9001:2015

¿Es importante planificar los cambios en un sistema de gestión de calidad? ¿Hay requisitos específicos en la norma ISO 9001 donde tengamos que planificar los cambios? ¿Por qué?

El mundo en que vivimos está en continuo cambio y por lo tanto la actividad de cualquier empresa es dinámica y por lo tanto, el sistema de gestión también debe serlo. ¿Qué pasa si debemos cambiar algún aspecto de la empresa para mejorar los procesos o simplemente para mejorar la satisfacción del cliente? No hay ningún problema, ya que está en la filosofía de la norma ISO 9001 la revisión y mejora continua del sistema. Tendremos que ir adaptando la información documentada a la realidad de la organización.

Por lo tanto, si estamos ante un cambio, por ejemplo la incorporación de un nuevo proceso productivo, lo primero que nos viene a la mente es ¿Cómo debo hacerlo? ¿Qué documentos debo generar?

Primero de todo se debe analizar por parte de la Dirección:

• El por qué se debe cambiar
• Qué va aportar el cambio, qué se espera del cambio (indicadores y objetivos)
• Qué recursos y necesidades se necesitan
• Qué riesgos puede comportar 
• Estudio de viabilidad
• Cómo se va a planificar el cambio 
• Qué mejoras va a proporcionar a la empresa

En cuestión de la parte documental, seguramente deberemos modificar o añadir información documentada. Seguramente se deberán modificar algunos procedimientos ya existentes o bien añadiendo algún procedimiento con sus registros pertinentes, modificar el organigrama de la empresa o el mapa de procesos... 

También se deberá incluir en las actas de las reuniones de Calidad y en la revisión del sistema los cambios realizados y el análisis completo de los puntos anteriomente detallados. Deberéis exponer claramente la necesidad de recursos y la evolución de los cambios a medida que se realicen, incorporando indicadores de seguimiento concretos y objetivos a alcanzar.

Os pondré otro ejemplo, una empresa analiza el mercado y se da cuenta que el obtener la certificación de la norma ISO 14001 (gestión ambiental) proporciona más puntuación en las licitaciones públicas y por lo tanto, si la obtiene puede obtener más contratos. Primero de todo la Dirección deberá analizar, el porqué es necesaria, que ventajas e inconvenientes va a causar, qué coste y qué recursos, qué formación y capacitación  necesita el personal para desempeñar las tareas, qué modificaciones e interacciones hay con los demás procesos, se deberán incorporar los indicadores y los objetivos medioambientales, y analizar su evolución y mejoras en las reuniones de seguimiento y en las revisiones del sistema, así como la revisión de la política de la empresa entre otros aspectos.

A continuación os indico los requisitos que expone la norma ISO 9001:2015 en su apartado 6.3 respecto a la planificación de los cambios:

6.3 Planificación de los cambios

• La organización debe determinar las necesidades y oportunidades de cambio para mantener y mejorar el rendimiento del sistema de gestión de calidad. 
• La organización debe llevar a cabo el cambio de una manera planificada y sistemática, la identificación de riesgos y las  oportunidades y la revisión de las posibles consecuencias del cambio. 

NOTA Los requisitos específicos en materia de control de cambios se incluyen en la cláusula 8 (planificación y control operacional)

Por lo tanto, se deberán analizar la totalidad de documentos y procedimientos del sistema en qué puedan afectarse por la incorporación del cambio. Dependiendo de la naturaleza del cambio a realizar el sistema de gestión se verá más o menos modificado.

Lo importante a la hora de generar un sistema documental del sistema, es decir Manual y procedimientos, es que sea un sistema abierto que permita continuas modificaciones causando las mínimas molestias y mínimo trabajo ante el cambio.