Como es evidente, la formación del personal de la empresa, es un punto clave en la gestión del sistema y por lo tanto, un requisito de la norma de referencia ISO 9001:2015. Pero ¿Cómo lo desarrollamos? ¿Cómo se puede evidenciar el cumplimiento del requisito?
Para que la organización pueda asegurar que su producto y/o servicio cumple con los requisitos establecidos de calidad, esta debe aportar los recursos necesarios para poder desarrollar cada uno de los procesos de la empresa. Uno de esos recursos, es asegurarse que el personal que desempeña y ejecuta las diferentes fases de cada uno de los procesos, sea capaz de realizar correctamente sus funciones, y que tanto su formación como experiencia sea adecuada al puesto que ocupa. También es necesario, que para que un proceso se realice adecuadamente según los requisitos de calidad especificados, se debe aportar formación a los empleados, en su campo de actuación para optimizar y mejorar los procesos y disminuir los riesgos y las incidencias durante la ejecución de dicho proceso.
Para ello, existen tres partes diferenciadas desde mi punto de vista:
La primera, es el organigrama de la empresa, definir las funciones de cada puesto de trabajo, y asignar a cada trabajador las funciones que desempeña. Para ello, como he descrito en un artículo anterior, se debe establecer unos requerimientos mínimos para cada puesto de trabajo, así como de una experiencia mínima para poder desarrollar las diferentes funciones. Tanto los trabajadores existentes como los que se incorporen a la empresa, deben cumplir con los requerimientos mínimos especificados en el procedimiento desarrollado. Si queréis saber más podéis acceder en el siguiente enlace: Funciones y requerimientos del personal.
Segundo, es evaluar la capacitación de cada trabajador para cada una de las funciones descritas en el procedimiento, descrito en el párrafo anterior, donde se definen las funciones y requerimientos del personal. Cada trabajador debe ser evaluado y revaluado, mediante la aplicación de una metodología concreta, definida en un procedimiento, y dejando siempre evidencias documentales de esa evaluación de capacitación. Si queréis saber más podéis acceder en el siguiente enlace: capacitación del personal.
Y por último, se debe aportar la formación necesaria, tanto externa como interna, que aporte al trabajador unos conocimientos, que aplicados al desempeño de sus funciones, mejoren o garanticen la correcta ejecución de sus trabajos. También, es importante, que si necesitamos que un trabajador asuma otras funciones, que no son sus habituales, se evidencie que recibe la formación necesaria para realizar esas funciones concretas. Una vez recibida dicha formación se le evaluaría su capacitación para desempeñar dicha actividad. Podemos aplicar lo mismo para aquellos trabajadores de nueva incorporación a la empresa.
Para poder evidenciar la formación del personal, es necesario establecer una metodología, aportando evidencias documentales, que garanticen el cumplimiento del requisito de la norma. Os voy a proponer un ejemplo, aunque podéis realizarlo como queráis:
Es necesario la elaboración de un procedimiento específico donde se desarrolle la metodología a seguir. Se puede agrupar como queráis, realizando un único procedimiento dedicado a RR.HH., desde los requisitos de contratación, organigrama, funciones, capacitación y formación; o bien, se puede realizar un procedimiento independiente para cada concepto. Como sabéis, debéis mantener los mismos criterios de formato y contenido en todos los procedimientos que redactéis, indicando el objetivo del procedimiento, alcance, normativa, cuadro de responsabilidades, desarrollo del procedimiento e información documentada asociada.
Con la finalidad de desarrollar el correspondiente al desarrollo de la formación, os propongo:
Primero de todo, recoger por parte del responsable de cada área las propuestas de formación, tanto interna como externa, para todos aquellos trabajadores que cuelgan de él. Se supone que el responsable del departamento está capacitado para desarrollar cada una de las funciones que desempeñan los trabajadores que dirige, y por lo tanto, es el que estima las precariedades en cuanto a formación que puede tener su departamento/área. El responsable del departamento, rellena las propuestas y las pasa a Dirección. En muchas empresas, se facilita a cada uno de los trabajadores un formulario, que pueden ellos mismos rellenar y donde dan a conocer la formación, que desde su punto de vista, sería necesaria para mejorar su rendimiento.
En la reunión de revisión del sistema, donde se evalúa, la ejecución y los resultados de la formación del ejercicio anterior, se recogen las diferentes propuestas aportadas por los responsables, se analizan, y se establece un plan de formación anual. El plan de formación debe ser aprobado por la Dirección de la empresa, ya que él debe estimar los recursos que puede aportar la organización para poder realizar dicha formación.
Una vez que se aprueba el plan de formación, el departamento de RRHH, o bien, en el caso de empresas pequeñas, se notifica a los diferentes responsables de departamento, y éstos coordinan y planifican los diferentes formaciones a realizar durante el año.
Una vez que los trabajadores reciben dicha formación, se establece un tiempo determinado, para que el Responsable del departamento, o bien un supervisor capacitado, evalúe que los conocimientos adquiridos en la formación, son de aplicación y aportan un valor añadido a las funciones realizadas por el formado. Tenemos que tener en cuenta, que si se realiza una formación externa, a parte de aportar el diploma por parte del trabajador, se debe evidenciar la evaluación por parte de la empresa, y se debe establecer la metodología a seguir en el procedimiento que nos ocupa.
Si la evaluación realizada es apta, entonces se capacitará al trabajador para el desempeño de la nueva función a desempeñar, o bien se le recapacitará en el caso que previamente ya esté capacitado, teniendo en cuenta que ha aumentado los conocimientos y puede aportar un grado de mejora en el desempeño de su función.
Espero que este artículo, os de las pautas para poder aplicar de una manera sencilla una metodología que os garantice el cumplimiento del requisito de la norma. Os recuerdo que podéis desarrollarlo estableciendo los pasos que creáis adecuados a vuestra empresa y que sean coherentes y fáciles de aplicar en vuestra gestión.
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