En muchas normas ISO donde se describen los diferentes sistemas de gestión, incluyen el requisito de evidenciar el liderazgo y compromiso. En la mayoría de normas, los requerimientos son comunes. En este artículo os daré algunas pistas de cómo podéis auditar este apartado, y qué posibles desviaciones os podéis encontrar en el proceso de verificación.
Con la finalidad que el contenido de este artículo sea más sólido, voy a incluir las recomendaciones sobre "Auditoría del liderazgo y el compromiso" que se incluyen en el apartado 9 del Anexo A (informativo) sobre la "Orientación adicional destinada a los auditores que planifican y realizan las auditorías" de la norma ISO 19011:2018 sobre las "Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión." Como ya sabéis, la norma ISO 19011 se utiliza de referencia para realizar los procesos de auditoría, y por ese motivo, se recomienda su aplicación en cada una de las normas ISO que describen los requisitos que deben cumplir los diferentes sistemas de gestión.
Primero de todo, es muy importante y también un requerimiento que los auditores tengan conocimientos y experiencia en los procesos de la empresa (sector y actividad) y además en el sistema de gestión específico que se esté auditando. Si alguna de los dos aspectos no se cumple, los resultados que se obtendrán del proceso de auditoría pueden no ser adecuados y no servirán como herramienta para la mejora continua de la empresa. Por ese motivo es muy importante establecer unos requisitos mínimos que debe cumplir los auditores, además de evaluarlos para garantizar que los cumplen. Respecto a este punto, elaboraré un artículo más extenso más adelante.
Volviendo al tema que nos ocupa, y siguiendo las recomendaciones del Anexo A.9, para auditar el liderazgo y el compromiso se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) Se deben verificar el cumplimiento de todos los requisitos del sistema de gestión que impliquen a la Alta Dirección de la empresa. Por ese motivo, el auditor debe conocer muy bien el contenido y cada uno de los requisitos de la norma que va auditar.
Por ejemplo, el requerimiento del cumplimiento legal y otros requisitos, la Alta Dirección, debe conocer, comprender y actuar sobre los diferentes requisitos legales que aplican a la empresa, y debe implicarse directamente en la toma las medidas y decisiones oportunas para que esto suceda, ya que la responsabilidad civil y/o penal en caso de incumplimiento recae directamente sobre la propia Dirección de la organización.
b) La empresa debe aportar evidencias sobre la toma de decisiones y el cumplimiento de responsabilidades en relación a la eficacia del sistema de gestión. Estas responsabilidades incluyen todas las tareas que debe realizar la Alta Dirección incluyo aquellas que suele delegar. Para ello, el auditor solicita:
- El organigrama de la empresa.- El documento donde se definan cada una de las tareas / actividades / funciones que se despeñan los diferentes puestos de trabajo.- Los documentos específicos donde queden definidas las responsabilidades para cada uno de los procesos que se vayan auditar. No sólo debe auditarse el liderazgo de la Dirección, sino también el de aquellos puestos de trabajo que tengan responsabilidades sobre los diferentes procesos de la empresa. En algunos casos, las empresas elaboran cuadros de responsabilidades.
c) Evaluación del grado de implicación y compromiso en la toma de decisiones por parte de la Alta Dirección. Este apartado puede realizarse verificando los resultados y documentación asociada a los procesos a auditar. Se puede realizar mediante una comprobación documental (la política, los objetivos, los recursos, las comunicaciones...) y además mediante la realización de entrevistas a los trabajadores de la empresa.
Se puede dar el caso, que una empresa disponga de un sistema documental bien elaborado en el que se evidencie que el desempeño y la evaluación del sistema es adecuada y eficiente, pero en cambio, mediante la realización de entrevistas con el personal, se perciba poca o ninguna implicación por parte de la Dirección de la empresa. Estos aspectos deben ser percibidos por el auditor, y dejar constancia documental de ello en el informe de la auditoría.
Por otra parte, los auditores deberían entrevistar a la dirección, con la finalidad de verificar si comprenden algunas cuestiones del sistema de gestión, y verificar que realizan el seguimiento y la toma de decisiones de algunos requisitos que requieren su especial atención, como puede ser el contexto de la organización, entre ellos. En numerosas ocasiones es el responsable del sistema de gestión que se encarga de elaborar cada uno de los documentos del sistema, donde la Dirección de la empresa, únicamente se dedica a firmarlos, sin tener la intención de analizar, entender o tomar en consideración dichos documentos. El auditor mediante algunas preguntas puede llegar a verificar el grado de implicación que tiene la Dirección.
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