CONTROL DE LOS REGISTROS (MANUAL)

Uno de los requisitos que indica la norma UNE-EN ISO 9001:2008 en el  apartado 4.2.4 es el control de los registros del sistema. En nuestro índice del Manual de gestión de calidad se coloca en:

2.4.- Control de los documentos y registros

2.4.1. Control de los documentos (puntos 4.2.2 y 4.2.3)

2.4.2. Control de los registros (puntos 4.2.4)

Tenéis que indicar en el apartado del manual de calidad todos los requisitos que indica la norma en el punto 4.2.4. que especifica:

“Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse.

La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.

Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.”

Qué poner en el manual:

Los registros son la constancia documental del resultado de los procedimientos operativos o técnicos específicos. En estos documentos se identifican según las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar, archivar, distribuir, anular y modificar los diferentes registros para que estén debidamente controlados.

Los registros tienen una importancia vital en el sistema documental ya que son la herramienta de seguimiento y trazabilidad y la demostración de las diferentes fases o actuaciones, por eso es necesario realizar las siguientes operaciones:

   A)   Identificación y codificación: en todos los registros tiene que aparecer la actividad, la fecha de emisión y el responsable de su realización. Todos los datos incluidos en un registro tienen que ser legibles e indelebles. Todos los registros en papel llevan una codificación para que puedan ser fácilmente localizados, identificados y correlacionados con su contenido.

RECOMENDACIÓN EN LA CODIFICACIÓN: no hay ninguna regla en la codificación de los registros, aunque yo recomiendo que sea lo más fácil y coherente posible. Los registros son documentos que se generan al desarrollar un procedimiento o instrucción por lo que recomiendo que la codificación que se utilice tenga relación con la codificación del propio procedimiento del Manual de calidad. Yo os propongo una descripción de la codificación en el post de Subcontrataciones II (procedimiento).

NOTA IMPORTANTE: Todos los registros ya sean en formato papel o informático deben tener una identificación y codificación y ser explicados y detallados en los diferentes procedimientos del manual de calidad.

  B) Almacenaje y protección: los archivos de los registros tendrán una identificación exterior en la carpeta (formato papel) o en el soporte informático escogido que los contenga y se almacenan en las instalaciones de la empresa.

NOTA: os recomiendo que cuando almacenéis los registros en formato informático identifiquéis el nombre del archivo (Excel, Word…) el código del registro.

    C)  Periodo de conservación: todos los registros se conservan en el tiempo que se indique en los procedimientos, sea por criterios legales o propios de la empresa. Una vez finalizado este tiempo los documentos serán destruidos.

NOTA: Hay que especificar los diferentes tipos de registros a la hora de definir el tiempo de conservación. Por ejemplo: los contratos de la empresa o las facturas hay que guardarlas un cierto tiempo (legal), en cambio documentos o registros generados del propio sistema de calidad anulados no hay definido cuánto tiempo hay que guardarlos, aunque siempre hay que dejar algunos ejercicios anteriores, para evaluar la mejora continua del sistema.

   D)  Disponibilidad: si el contrato lo especifica, los registros generados durante un trabajo se encontrarán a disposición del cliente.