Manual de calidad paso a paso según la norma ISO 9001. Todo lo que quieras saber de los sistemas de gestión y procesos. Implantación y seguimiento. Elaboración de documentación. Adaptación a la norma ISO 9001:2015. Integración de sistemas. Gestión de riesgos. Foro de calidad y noticias de interés. Asesoramiento online.

6 de abril de 2016

Documentar los procesos productivos (operativos)

Una de las consultas más habituales que me llegan, es ¿Cómo debo estructurar los procesos operativos de mi empresa? ¿Qué procedimientos debo hacer? ¿Qué documentación debo generar? ¿Existen cambios en los requisitos en la nueva versión de la norma ISO 9001?

Mi respuesta siempre es la misma, la estructura y el número de procedimientos varía considerablemente dependiendo a qué se dedique la empresa. No es lo mismo, elaborar los procedimientos e instrucciones de una empresa fabricadora de un producto, que una empresa de servicios.

Para ello os pondré un par de ejemplos, basados en mi experiencia en el sector, uno basado en una ingeniería de obra civil y el otro en un laboratorio donde se realizan ensayos.

En el caso de una ingeniería de obra civil hemos de tener en cuenta los siguientes procedimientos:

Diseño y desarrollo: donde se establece la metodología y sistemática de la elaboración de diseños. ¿Cómo se hacen? ¿Que criterios se utilizan? ¿Qué normativa? ¿Qué controles de calidad se realizan? ¿Qué personal lo realiza? ¿Qué capacitaciones debe tener? ¿Qué responsabilidades y que riesgos derivan de este proceso? A partir de la definición, de este punto, se debe aportar la información documentada necesaria para evidenciar este proceso, como pueden ser, modelos de diseño, planos, tablas de seguridad y de cálculo, etc.

Identificación y trazabilidad: se debe establecer la metodología donde se explique cómo se identifica y se realiza la trazabilidad de la gestión de los proyectos de la empresa. En este apartado se debe definir cómo se gestionan, cómo se denominan, el seguimiento continuo de los proyectos y de cada uno de forma individual, control y gestión de la producción de la empresa. Explicar detalladamente la identificación desde la oferta hasta la factura de los trabajos, como se organiza y las responsabilidades en cada fase del proceso.  Por supuesto de sebe definir ¿Quién lo realiza? ¿Quién tiene la responsabilidad y qué capacitación debe tener? ¿Qué información documentada genera? 

A partir de aquí, se establecen los procedimientos específicos como por ejemplo, podrían ser:
  • Procedimiento de elaboración de proyectos e informes
  • Procedimiento de realización de asistencias técnicas
  • Procedimiento de realización de Direcciones de obra


A parte de los procedimientos, podríamos necesitar la elaboración de instrucciones técnicas, donde explicarían paso a paso, cómo se debe hacer una tarea concreta, un ejemplo de ello puede ser:
  • Instrucción técnica para la elaboración de planos


En el caso de un Laboratorio de ensayos, podríamos tener en cuenta los siguientes procedimientos:

Diseño y desarrollo: Sólo aplicaría aquellos laboratorios que diseñan procedimientos propios para realizar ensayos. Si estamos ante un laboratorio que únicamente realiza ensayos basándose en normas de ensayo estandarizadas, no aplicaría este apartado de la norma.

Identificación y trazabilidad: se debe establecer la metodología donde se explique cómo se identifica y se realiza la trazabilidad de la gestión de los diferentes contratos. En este apartado se debe definir cómo se gestionan los contratos, como se denominan, el seguimiento continuo de éstos y de cada uno de forma individual, control y gestión de la producción de la empresa. Explicar detalladamente la identificación desde la oferta hasta la factura de los trabajos, como se organiza y las responsabilidades en cada fase del proceso. Por supuesto de sebe definir ¿Quién lo realiza? ¿Quién tiene la responsabilidad y qué capacitación debe tener? ¿Qué información documentada genera? 

A partir de aquí, se establecen los procedimientos específicos como por ejemplo, podrían ser:
  • Procedimiento del control de los ensayos
  • procedimiento de información documentada de los ensayos (seguimiento y medida)
  • Procedimientos de ensayos específicos
  • Procedimiento de manipulación, conservación y eliminación de la muestra
  • Procedimiento del cálculo de la incertidumbre de los ensayos
  • Procedimiento de elaboración de PTL (`procedimientos técnicos de laboratorios)


A parte de los procedimientos, podríamos necesitar la elaboración de instrucciones técnicas, donde explicarían paso a paso, cómo se debe hacer una tarea concreta, un ejemplo de ello puede ser:
  • Instrucción de identificación y trazabilidad en los ensayos de hormigón
  • Instrucción de inspección de instalaciones
  • Instrucción de toma de muestras
  • Instrucción de almacenaje y etiquetado..


Esta es la parte que, deberéis estructurar vosotros mismos, ya que debe plasmar la realidad y la actividad de la empresa. Un punto importante es que defináis la realidad, no lo que os gustaría cambiar o mejorar, ya que os auditarán los procedimientos redactados y comprobarán si definen vuestro funcionamiento, además si se cumplen los requisitos de la norma.

Para aquellos, que simplemente estéis adaptando a la nueva versión de la norma, únicamente deberéis modificar algunas palabras como puede ser la sustitución de registros por información documentada. Deberéis hacer referencia que los riesgos derivados de estos procesos serán tratados según el procedimiento de gestión de riesgos.

4 comentarios:

  1. Hola Adriana muy buenas tardes , primero te felicito por tus aportes son muy buenos y me dan una dirección clara para la actualización de la norma.

    En este momento empezare a actualizar el procedimiento de de prestación del servicio ya que somos una empresa de servicio.Pero me surgen muchas dudas de como actualizarlo a los nuevos requerimientos ISO 2015.

    Adrian usted me puede indicar como lo puedo actualizar y como le puedo incluir el apartado de diseño y desarrollo ? mi procedimiento tiene el siguiente contenido:

    1 Objetivo
    2 Alcance
    3 Definiciones
    4 Responsabilidades
    5 Diagrama de flujo
    6 Marco teorico
    7 Metodos de control
    7.1 Fisico
    7.2 Biologico
    7.3 Quimico
    8 Actividades
    8.1 inspeccion tecnica
    8.2 Seleccion del metodo de control de las plagas
    8.3 Programación del servicio ( cliente )
    9 precaución y cuidados especiales
    10 Seguimiento y evaluación del la prestación del servicio
    10.1 periodicidad
    10.2 informe por escrito
    10.3 Crono grama de actividades
    10.4 Capacitacion con el cliente
    11 Listado maetro de clientes
    12 Evaluacion del personal tecnico
    13 Equipos utilizados
    14 Registrosl
    15 Control de firmas
    16 control de cambios

    Como te informaba adriana somos una empresa de plagas urbanas y el contenido anterior mente descrito es lo que tenemos en nuestro procedimiento pero no se que me hace falta para poderlo adptar a las nuevas exigencias como lo de diseño y desarrollo

    Adriana estaré atento a tu repuesta gracias, por que tus aportes con el conocimiento que tienes me servirán demasiado

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Buenos días, primero de todo muy agradecida por consultar mi blog. Habitualmente para desarrollar el apartado de diseño y desarrollo se realiza en un procedimiento a parte, ya que estableceréis una metodología propia. Si en algún punto empieza a tratarse como lo haría un procedimeinto operativo, se puede hacer referencia en dicho procedimiento haciendo referencia a otro. Por ejemplo, el diseño de obra civil, se tienen que estudiar unos parámetros, calculos y planos especiales, pero al final todo se coloca en un formato común de proyecto, en este caso tendríamos un procedimiento específico mostrando que criterios se deben seguir en el diseño e indicaríamos que los resultados obtenidos se recogen en un formato de proyecto según lo especifica el procedimiento de elaboración de proyectos. No se si me he explicado bien. Si necesitas que te lo aclare mejor me lo comentas. Un saludo.

      Eliminar
  2. Cordial saludo
    Adriana muchas gracias por tus apuntes segun lo que me escribiste entiendo lo siguiente;

    Que debo hacer un procedimiento aparte al operativo de diseño y desarrollo ese procedimiento de diseño y desarrollo tendrá los puntos que exige todo procedimiento.

    Pero adriana ¿ como puedo describir el diseño y desarroño si somos una empresa de plagas ? les brindamos a nuestros clientes ese servicio generalmente buscamos cliente y les ofrecemos controlar las plagas de su negocio lo que son cucarachas, ratones.
    Nuetro trabajo inicia realizando una inspeccion tecnica, luego el técnico según lo encontrado elige el metodo para poder controlara la plaga el cual puede ser químico , físico , o biológico esta actividad se hace en varias visitas donde en cada vista se mide el grado de infestacion.
    Por ultimo se le entrega un informe al cliente de como se ha bajado el grado de infestacion en las plagas tratadas

    Realmente Adriana esto es lo que hacemos por ESO no se como hacer un procedimiento de diseño y desarroño Ya que no necesitamos planos todo lo hacemos visual.

    Adriana como me puedes indicar que haga ese procedimiento a demás según lo escrito en el anterior mensaje que le hace falta a mi procedimiento operativo para que quede ajustado a los nuevos requerimientos de la ISO 9001-2015

    Gracias Adriana por tu porta respuesta

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Buenos días Ingeniero SST - HSEQ OSHA,
      No hay problema, si vuestra empresa no realiza ningún proceso de diseño en vuestra actividad, este apartado de la norma no os aplica, y por lo tanto no lo tenéis que desarrollar. Si realmente no aplica, debes indicarlo en el Manual de calidad, en el apartado de alcance del sistema, deberás añadir un párrafo donde expongas que este apartado de la norma no aplica a tu empresa.

      Por el contrario, si realizarais proyectos como por ejemplo, para poder controlar las plagas, se debe realizar un estudio donde se diseña un procedimiento propio específico para ese cliente en cuestión, especificando un diseño adaptado a sus necesidades...
      Si no es el caso, que aplicáis vuestro procedimiento operativo para desarrollar vuestra actividad, no os aplica este apartado.
      Un saludo.


      Eliminar

Print

 
Copyright © . Manual de gestión de calidad paso a paso - Posts · Comments
Theme Template by BTDesigner · Powered by Blogger
Visítenos en Google+