KAIZEN Y LAS 5S: herramientas de mejora continua

En este articulo os presento una metodología que sirve para mantener los puestos de trabajo ordenados y limpios; pero ¿Qué beneficios a parte del visual aporta esta técnica a nuestra organización? ¿Qué relación tiene con la norma ISO 9001:2015? ¿En qué mejora la calidad de nuestros productos? ¿Se mejora realmente la calidad y se disminuyen los costes? 

Para responder todas estas preguntas, primero de todo os explico en qué consiste Kaizen y la técnica de las 5S, y por qué la consideramos una herramienta de mejora continua de los procesos.

¿Qué es Kaizen?

La palabra Kaizen proviene de la unión de dos vocablos japoneses: KAI que significa cambio y ZEN que quiere decir bondad. La esencia del Kaizen es sencilla y directa: Kaizen significa mejoramiento. Más aún, significa mejoramiento progresivo, continuo, que involucra a todos en la organización –alta administración, gerentes y trabajadores-. Kaizen es asunto de todos. La filosofía Kaizen supone que nuestra forma de vida –sea nuestra vida en el trabajo, vida social o vida familiar- merece ser mejorada de manera constante. Todas las personas tienen un deseo instintivo de mejorarse.

Kaizen es un enfoque humanista, porque espera que todos participen en él. Está basado en la creencia de que todo ser humano puede contribuir a mejorar su lugar de trabajo, en donde pasa una tercera parte de su vida. Kaizen es una estrategia dirigida al consumidor para el mejoramiento. Comienza comprendiendo las necesidades y expectativas del cliente para luego satisfacerlas y superarlas. Se supone que a la larga todas las actividades deben conducir a una mayor satisfacción del cliente.

Debemos entender que Kaizen es un camino, un medio, y no un objetivo en sí mismo, es una manera de hacer las cosas, una forma de gestionar la organización.

Se trata de eliminar todas aquellas tareas/actividades que no aporten o agreguen valor añadido a la compañía.

Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

¿Qué pasos se deben seguir, si queremos aplicar la filosofía Kaizen?

Los pasos a seguir son los mismos que para aplicar cualquier otra técnica de mejora o de planificación.

1.- Definir el problema, se debe identificar.

2.- Documentar lo que ocurre

3.- Visualizar la situación ideal

4.- Definir los objetivos medibles

5.- Tener una lluvia de ideas

6.- Desarrollar el plan

7.- Dar formación y/o información a los trabajadores

8.- Implementar el plan

9.- Medir, grabar y comparar los resultados

10.- Preparar un índice de documentos

11.- Crear un plan en términos de acción

Para que funcione la filosofía Kaizen se debe contar con la motivación de los trabajadores aplicando la teoría de las 5S

¿En qué consiste las 5S?

Es una metodología de gestión japonesa que permite tener los lugares de trabajo más organizados, ordenados y limpios.

La estrategias de las 5S representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesa que comienza por S. Cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar:

SEIRI (Clasificar): se debe separar de lo que es útil de lo que no, evitando el desperdicio y eliminando aquello que no es útil. Significa eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor. Clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de producción o de oficina cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la "acción", mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o eliminar.

SEITON (Ordenar): Debes disponer de manera ordenada y adecuada los recursos diarios y mantén tu lugar de trabajo ordenado. Consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad. Aplicar el orden en el mantenimiento tiene que ver con la mejora de la visualización de los elementos de las maquinas e instalaciones industriales.

SEISO (limpiar): verificación, orden y aseo. Limpiar significa eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos de una fábrica y/o oficina. La limpieza se relaciona estrechamente con el buen funcionamiento de los equipos y la habilidad para producir productos de calidad.

SEIKETSU (mantener/estandarización): extender hacia uno mismo el concepto de limpieza y prevenir la aparición de suciedad. Nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras "S". Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras acciones. Es posible que para mantener se necesite estandarizar algunos procedimientos/procesos.

SHITSUKE (disciplinar): respetar las normas de la organización. Construir autodisciplina, comprometerse con las 5S mediante establecer metodologías estandarizadas. Significa convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo. Podremos obtener los beneficios alcanzados a largo plazo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y estándares establecidos.

Os presento un ejemplo de aplicación en base a mi experiencia:

Me he encontrado empresas, que nada más entrar, observas las mesas de trabajo, y todas están desbordadas de papeles amontonados, y en algunos casos también hay por el suelo, y no existe orden. Muchas veces, al menos en España, los trabajadores tienden amontonar papeles en sus puestos de trabajo, con la finalidad que sea evidente su gran carga de trabajo ante la Dirección, ya que es común pensar que si ves gran de cantidad de papeles encima de la mesa es que estás gestionando varias cosas a la vez y tienes gran carga de trabajo, que no te permite ni un tiempo libre para archivar la documentación.

En realidad, es un problema tolerar a nuestros trabajadores este funcionamiento, ya que no podemos evaluar ni su eficiencia y ellos bajan la producción. Se pierde tiempo en buscar la documentación que se necesita para gestionar una tarea, y muchas veces es necesario repetir el trabajo porque no se encuentra debido al desorden. Archivar en el momento una documentación es fácil y rápido, archivar gran cantidad de documentación es necesario tiempo, dedicación y esfuerzo.

Es importante que las mesas de trabajo estén ordenadas, limpias y que todo esté organizado, este aspecto aumenta la productividad, y es posible aplicar otras técnicas de planificación de tareas como puede ser la metodología kanban.

En mi experiencia, cuando intentas liderar un equipo, sea del departamento que sea, debes tener esto en cuenta. Primero deberás evaluar a simple vista los diferentes zonas de trabajo y analizar en qué estado se encuentran y de las necesidades que tiene cada trabajador. Una vez realizada esta tarea, hablar con cada uno de ellos, no dejándolos en evidencia, por supuesto, sino con un poco de delicadeza y don de gentes, donde se les informará el cambio de la metodología aplicar en su día a día en el trabajo en cuestión de orden y limpieza. No penséis que será fácil, ya que la gente se molesta, y seguramente os buscaréis enemigos a corto plazo.

Inicialmente, deberéis parar un tiempo (una mañana, un día...) la producción del departamento para clasificar, ordenar y limpiar las zonas de trabajo. Debe ser un trabajo colectivo, entre el jefe del departamento y los trabajadores que les aplica.
  
Primero de todo se clasificará en montones, lo que es basura, lo que se tiene que archivar, los trabajos en curso, trabajos pendientes de realizar... Lo que es basura se elimina, y lo que se tiene que archivar se hace.

Por lo tanto, el siguiente paso es el orden. Si no se dispone de sitio de archivo, se crea, así como se escoge si no existe el sistema de archivo. Este acostumbra a ser el paso que a la gente le cuesta más y el más pesado. Independientemente del puesto que se ocupe en la empresa, debe hacerse, no es sólo trabajo de secretarias y administrativas.
NOTA: este paso es muy importante, ya que es un requisito de la norma ISO 9001:2015, y el estar todo con criterio concreto de orden y archivo, es básico para encontrar la documentación del sistema y además que no se detecten no conformidades al respecto. Más del 70% de no conformidades detectadas en las auditorias son debidas a no encontrar la documentación que garantice la identificación y trazabilidad de un proyecto.

Una vez que ya hemos separado la basura, hemos archivado, hemos clasificado, la documentación o bien las piezas de las tareas que tenemos en curso o bien pendientes de realizar, debemos limpiar la zona de trabajo, dejándola lo más despejada posible y limpia. Cada día antes de irse, se debe dejar el lugar de trabajo limpio y ordenado. No valen excusas. Igual que cada persona se asea cada día, también hemos de mantener limpio nuestro lugar de trabajo.

De esta manera, no hay distracciones, se dispone del espacio suficiente para trabajar, aumenta la productividad y se mejora la calidad del producto y/o servicio.

Posteriormente, una vez realizada la maratón inicial, se debe mantener y adoptar esta metodología como norma de la organización que todo el mundo debe cumplir. Para este punto, es imprescindible que la Dirección de la empresa se implique y obligue a sus trabajadores a cumplir las normas. Por ejemplo, un jefe de departamento, o bien simplemente el responsable de calidad, les da un toque de atención a sus trabajadores, si no existe un apoyo real por parte de la dirección, o bien alguna posible represalia por el incumplimiento de la normativa de la organización, es muy posible que los trabajadores no hagan caso.

También es verdad, que cuando los trabajadores se acostumbran hacer las cosas de una determinada manera, estos no cambian; por lo tanto, si conseguimos que a medio plazo se aplique esta metodología, a largo plazo se realizará. Sobre todo si se contrata nuevo personal, que únicamente conozca la nueva sistemática.

Ejemplo de reducción de costes aplicando esta metodología:

En una cadena de montaje, donde todo está sucio, tirado por el suelo, material en todos los sitios... el trabajador está montando una maquinaria donde se necesitan tornillos, al coger un tornillo, éste se le cae al suelo, y como está todo tan sucio, que le costaría agacharse y encontrarlo, coge otro nuevo. El que se ha caído al suelo se deshecha. Entre tanto, como está desordenado pierde tiempo buscando el destornillador, el suyo no lo encuentra, pero encuentra otro sucio... con este proceso estamos perdiendo productividad del trabajador. En cambio si todo está limpio, ordenado, por ejemplo si el trabajo del montador, necesita de un gran uso del destornillador, se puede pensar en disponer de unos colgantes en el puesto de trabajo. 

Aplicando esta simple metodología, nos permite optimizar los puestos de trabajo, ya que se mejoran las metodología a realizar, disminuyendo tiempo de ejecución, aumentando la productividad. 

A veces existe gente más productiva en 2 horas de trabajo bien realizado, concentrado, ordenado... que otra que está 10 horas en su puesto de trabajo pero que no resulta tan efectiva.
  
¿Qué ventajas tiene kaizen?

- Identificar la basura
- Ordenar la zona de archivo para garantizar la identificación y trazabilidad de la documentación. 

- Identificar aquellos procedimientos que no están estandarizados y provocan desorden. Por ejemplo, los tiempos y los modos de archivar.

- Convierte los problemas en beneficios. por ejemplo, el establecer un sentido de ruta en el transporte del material a los puestos de trabajo, evita choques y pérdidas de tiempo.
- Disminución de costes por desperdicio de material

- Mejora continua de los procesos.
- Garantiza el cumplimiento del ambiente de trabajo según la norma ISO 9001:2015, además de garantizar el cumplimiento de la normativa OSHAS de seguridad en el trabajo.

¿Qué desventajas?

- Resistencia al cambio por parte de los trabajadores

- Verificación y adaptación de los procedimientos de trabajo.

¿Qué objetivo tiene implementar las 5S y kaizen?

- Aumento de productividad

- Ser más competitivos

Otros ejemplos:

- Kaizen es la clave de la eficiencia, no se desperdicia tiempo buscando herramientas, ya que estas están ordenadas de forma limpia y cómoda.

- El posicionamiento lógico del material acelera el transporte al lugar del trabajo aminorando el peligro de choques en la ruta.

- En un puesto de trabajo de montaje, el uso de destornilladores colgantes en un puesto de trabajo, pueden ahorrar muchos minutos de trabajo a lo largo del día, sólo con el buscar y coger el destornillador.

- En una línea de producción lineal, existe una fase del proceso que lleva más tiempo que el resto, retrasando así el trabajo de los que siguen en la cadena, y pudiendo dejar trabajadores esperando a que les llegue para poder ellos hacer su tarea en ese producto concreto. En este caso, aplicando kaizen, se revisarían los procedimientos, y se ajustarían de tal manera que no se produjera esa espera.  

Los empleados tienen que pensar siempre en forma positiva y mejorar el flujo del trabajo revisando los procedimientos para dar dos pasos en lugar de tres y usar 5 segundos en lugar de 10. las pequeñas mejoras que suman un gran resultado.