Una duda que me planteáis a menudo es si es necesario algún tipo de certificado para ejercer de auditor interno según los requisitos de la norma ISO 9001:2015. Os explico en este artículo los diferentes criterios y necesidades que debe cumplir un auditor interno para cumplir con los requisitos de la norma.
¿Qué obtenemos de una auditoría?
Consideramos que la auditoría es un mecanismo que nos permite:
- Recopilar las evidencias objetivas sobre el estado del sistema de gestión de calidad (SGC).
- Es un medio para evaluar la eficacia de un sistema de gestión de calidad (SGC)
- Tomar acciones de corrección y mejora basados en el análisis.
¿Qué requisitos debe cumplir el auditor?
Para ello es necesario que el auditor disponga:
- De un gran conocimiento de las normas de referencia en que se basa el sistema de gestión que va auditar. Como sabéis existen varias normas, aunque la más extendida y genérica es la ISO 9001. Normalmente, el conocimiento en las normas ISO, se adquiere con la experiencia de haber trabajado de esto, ya que a parte de cursos de formación teóricos se necesita disponer de experiencia en la aplicación de dichas normas, y saber cada uno de los requisitos qué documentación les aplica, así como reconocer y saber analizar las diferentes evidencias que verifican los diferentes requisitos de la norma.
- De un gran conocimiento de los procesos de la empresa que va auditar. Como la ISO 9001 es muy genérica y se implanta a empresas de muy diversos sectores, quien audite una empresa en concreto debe conocer todos los procesos de la misma.
Por ejemplo, alguien que disponga de amplios conocimientos en empresas del sector de la educación, porque ha trabajado muchos años en ese sector, es muy difícil que pueda auditar con éxito una empresa manufacturera o energética, ya que no dispondrá de los conocimientos y experiencia en los procesos de la misma. Por lo tanto, se debe conocer exactamente todas las fases que intervienen en los diferentes procesos.
- Conocer los requisitos legales y normativos que aplican a la empresa a auditar. Uno de los requisitos, muy importantes, de las normas de referencia, que utilizamos de guía para implantar un sistema de gestión, es el cumplimiento de los requisitos legales y normativos que le aplican. En relación con lo comentado en el párrafo anterior, es muy importante, conocer la empresa así como las particularidades legales que le aplican, para poder verificar si está todo en regla.
Por ejemplo, si la empresa a auditar el sistema ISO 9001, es un laboratorio clínico, es habitual que esté deba cumplir una legislación local y estatal concreta, que se debe verificar si se cumple o no. Deberá disponer de un certificado por parte del Ministerio de sanidad que diga si la empresa puede operar como tal, o qué ensayos pueda realizar, los informes de inspección periódicas por parte de las organizaciones estatales, licencia de actividades por parte del ayuntamiento... Por lo tanto, el auditor deberá disponer de amplio conocimiento para verificar que todo esté en regla. Gran parte de las no conformidades mayores que se detectan en las auditorías provienen de deficiencias en el cumplimiento legal de la actividad.
- Se necesita disponer de amplia experiencia para encontrar incidencias o no conformidades. Ya que estas, se deberán compartir con el personal cualificado de la empresa, que es conocedor del proceso, y te van a intentar convencer y justificar la incidencia encontrada; debes ser capaz de convencer y razonar porqué está bien o mal. Existen algunas incidencias muy claras por falta o carencia de documentación, pero otras técnicas pueden ser menos claras.
Se necesita conocer cómo realizar una auditoría en base a la norma ISO 19011, estructura, conceptos, cómo se debe realizar un informe de auditoría. Existen numerosos cursos de formación, en que ofrecen la capacitación como auditor interno, en lo que a parte de enseñar los diferentes requisitos de la norma ISO 9001, también muestran cómo se debe realizar una auditoría en base a la norma ISO 19011.
Para obtener experiencia, habitualmente se empieza siendo observador en varias auditorías, con un auditor con amplia experiencia, donde puedas ver las diferentes situaciones en qué te puedes encontrar y como solucionar los diferentes problemas en que te puedes llegar a encontrar en el transcurso de la auditoría.
- El auditor debe ser objetivo e imparcial. Este es un punto clave, y que además hay que demostrarlo. El auditor puede ser un trabajador de la propia empresa, pero se debe demostrar que no interactúa con ningún proceso de la empresa ni con el sistema de gestión. Para pequeñas empresas, que no pueden asegurar que el trabajador sea externo al sistema, recomiendo contratar a una empresa externa cualificada las auditorías internas.
- Deberá saber cómo planificar y programar las diferentes auditorías periódicas, con la finalidad de que el mecanismo de la auditoría sea más efectivo para la empresa. Por ejemplo, si una empresa certificada, la auditoría externa es una vez a año, para asegurar que el sistema se mantiene actualizado durante todo el ejercicio, es habitual que la auditoría interna se intercale con la externa, de manera que cada 6 meses se tiene una, asegurando el correcto mantenimiento de la documentación, y que está no se prepare un mes antes de la auditoría.
Por lo tanto, debemos asegurar que el auditor sea competente. Por competencia nos referimos a que disponga de conocimiento, experiencia y educación. Entendemos por:
Conocimiento: la educación y la formación que haya recibido el auditor es fundamental para su nivel de conocimiento. El auditor tiene que demostrar el conocimiento que tiene sobre los procesos, las estructuras y las actividades que quiere auditar. El conocimiento le permitirá saber que parámetros son críticos para la actividad del sector.
Experiencia: la experiencia en este sector es muy importante. El auditor debe contar con experiencia laboral que se relaciona con las actividades que se deben auditar.
Como educación podemos entender la educación reglada que ha recibido la persona, además de sus conocimientos generales y sus aptitudes profesionales.
¿Cómo se evidencian los requisitos del auditor interno?
Cada empresa deberá disponer de un procedimiento explicando los requisitos del auditor, así como la metodología a seguir en las mismas. Será a criterio de la empresa, solicitar las competencias del auditor, así como los requisitos del mismo.
La competencia que tenga el auditor interno ISO 9001 queda fijada según los requisitos mínimos que la organización pida en función de educación y formación recibida, por esto es muy importante que un auditor interno ISO 9001 se estén formando continuamente ya que las normas cambian. Otro factor muy importante a tener en cuenta es la experiencia con la que cuente el auditor.
Si contratáis a una empresa para que os realice la auditoría interna, deberéis exponer vuestros requisitos, los descritos en vuestro procedimiento, para que la empresa, pueda asegurar que se ajustan a las competencias del equipo auditor que se va a encargar de realizar la auditoría en la empresa. O bien, lo que normalmente se realiza, es que el procedimiento se modifica para ajustarlo a la empresa. Hagáis lo que hagáis tiene que quedar todo coordinado.
Más información:
Para ampliar más vuestros conocimientos sobre el proceso de la auditoría os facilito estos enlaces a otros artículos:
¿Qué entendemos como una auditoría? ¿En qué consiste? ¿Para qué sirve? ¿Es un requisito de la norma ISO 9001? Todas estas preguntas, y algunas más os resolveré en esta publicación.
Que personas componen un equipo auditor, qué características tiene cada uno.
Cómo obtener la norma.
¿Es importante una buena planificación de las Auditorías de los sistemas de gestión ISO? ¿Nos puede ayudar a mejorar el sistema? ¿Por qué?
Descripción de las partes y el porqué de las mismas. Consejos y utilidades.
Trucos y consejos de cómo hacerlo.
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