La necesidad de las empresas de fijar los objetivos

En este artículo os explicaré en qué consisten los objetivos estratégicos y cómo debemos gestionarlos, con la finalidad de alcanzar las metas propuestas. Además he incorporado algunos ejemplos que os servirán de ayuda.

En primer lugar, para aquellos que aún no estéis familiarizados con la gestión de calidad de la empresa, deciros que para proporcionar una mejora tanto en el sistema de gestión como para los procesos de la empresa, es de vital importancia que la empresa establezca unas metas a las que quiere llegar en un plazo de tiempo concreto.

Estas metas, llamadas objetivos, deben ser posibles y alcanzables en el plazo de tiempo previsto, en el momento de plantearse. Si por alguna razón, durante el proceso de realización de las actividades que van hacer posible el objetivo, existe alguna desviación o incidencia respecto a las previsiones, se debe volver a analizar las causas y tomar las decisiones que correspondan para solucionarlo.

Las metas a alcanzar, no se realizan por sí solas, sino que requieren de unas actividades / tareas / acciones concretas. Para poder llevarlas a cabo se necesitan asignar unos recursos (económicos, humanos y materiales), responsable/s de ejecución y seguimiento; así como el plazo de tiempo estimado en poder alcanzar la meta propuesta.

Con la finalidad de conocer si un objetivo puede ser alcanzable y posible para la empresa, se deberá analizar en detalle si los recursos que se necesitan para lograrlo pueden comportar algún riesgo no asumible por parte de la empresa. Dependiendo de la complejidad de ejecución del objetivo, para algunos de ellos se necesitará información detallada sobre estudios financieros, estudios de costes, estudios de amortización de la inversión, estudios de mercado, estadísticas, estudios legales... para otros en cambio, simplemente consistirá en destinar recursos materiales y/o humanos.

Los objetivos (metas) que una empresa puede fijar pueden tener diferentes orígenes, por ejemplo:

- Derivados de la misión y visión de la empresa.  Derivado del análisis de los conceptos (¿Qué soy? y ¿Qué quiero ser?) pueden surgir aspectos que se necesiten realizar para fortalecer cualquiera de ellos. Habitualmente, los objetivos derivados para fortalecer la misión y para dirigir la visión, van asociados a una estrategia empresarial, de la que obtendremos los objetivos. Por ejemplo, una empresa tiene como misión la de ofrecer asistencia médica de emergencias en las principales ciudades del país; por lo tanto uno de los objetivos podría ser abrir sucursales en más ciudades del país. Para esta misma empresa, la visión podría ser, consolidarse en cada ciudad o en el país como la empresa de emergencias médicas que ofrece el servicio más rápido y con la mejor calidad médica y de asistencia. Para este caso, el objetivo se corresponde en aumentar un porcentaje considerable el grado de satisfacción del cliente. Como podéis observar, cualquiera de los dos casos, conlleva el aplicar una estrategia empresarial, que seguramente supondrá riesgos y en la que se tendrá que estudiar muy bien si la empresa se lo podrá permitir y que beneficios a corto, medio y largo plazo va a tener.

- Derivados de aplicar una estrategia empresarial. Existen numerosas estrategias que una empresa puede aplicar para ser más rentable, eficiente y obtener una ventaja competitiva respecto a otras empresas. Derivado de cada una de las estrategias a seguir, surgirán una serie de metas que se deberán alcanzar. Existen numerosas estrategias a seguir que pueden aplicarse a cualquiera de los aspectos que hacen funcionar la empresa como son: innovación, procesos, gestión, recursos, atención al cliente, proveedores, accionistas, económico-financiero...

- Derivados del contexto de la organización. Cuando identificamos el contexto de la organización, analizamos las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades. En el caso de las debilidades y amenazas,  se deben identificar una serie de aspectos que se deben mejorar o corregir con la finalidad de aumentar la eficiencia y rentabilidad de la empresa; y por lo tanto, debemos fijar unos objetivos para aquellos aspectos en los que vamos a trabajar para su mejora. En el caso de las oportunidades, en la mayoría de casos, deberá ir asociado a una estrategia, y como tal también conlleva la aplicación de objetivos.

- Derivados de los propios procesos de la empresa. Cualquier proceso de la empresa puede ser mejorable, o bien introducir establecer cambios en ciertos procesos de la empresa para aumentar la productividad de los mismos. Por ejemplo, si queremos incorporar nuevos sistemas tecnológicos para controlar el almacén, éstos nos permitirán una mejora en la gestión del proceso, pudiendo aumentar la producción y disminuir los costes del producto final. 

- Derivados de sistema/s de gestión. Cualquier mejora del sistema de gestión, como por ejemplo, la de implementar un software específico de gestión para agilizar el funcionamiento de la empresa. O bien, la implementación de otros sistemas de gestión, como por ejemplo ISO 9001, con la finalidad de aumentar la eficacia de gestión de la empresa; requieren de una serie de acciones, plazo de tiempo y recursos para hacerse efectivo. Por supuesto que en el caso de tomarse la decisión de hacerse, el propio objetivo sería la implementación del sistema de gestión, o bien la implementación del software en la gestión de la empresa. 

- Oportunidades de mejora.  Cualquier oportunidad de mejora que pueda identificarse y se tome la decisión de hacerse, debería conllevar un objetivo.

Los objetivos tienen que ser concretos, claros, coherentes, medibles y alcanzables. De nada serviría definir determinados objetivos en una organización si no son realistas o no se pueden medir. Además, se debe establecer un control sobre los objetivos definidos para conocer en qué medida se están cumpliendo y ayudando a la organización.

Podría decirse que los objetivos deben:

• determinar qué es lo realmente importante
• basarse en la visión, la misión y los valores de la organización
• determinar las acciones y los medios que se ejecutarán para cumplirlos
• ser concretos, claros, coherentes, medibles y alcanzables

La periodicidad de los objetivos suele ser anual, aunque en algunos casos, la ejecución de los mismos puede conllevar más o menos tiempo. Por lo tanto, aunque a principios de año, se fijen los objetivos a cumplir durante el ejercicio, se debe verificar en qué estado se encuentran los objetivos que se establecieron en el año anterior, cuáles se completaron, cuáles no y si éstos últimos deben seguir.

Los pasos que deberíamos tener en cuenta a la hora de fijar los objetivos son:

Identificar cada uno de los objetivos, teniendo en cuenta todos los orígenes posibles dentro de la empresa. 

Para cada uno de los objetivos se deberá:

- Definir detalladamente cada una de las acciones a realizar, y dependiendo de la complejidad, se deberá evaluar el riesgo y las acciones necesarias para mitigarlo.

- Los recursos necesarios para poder realizar cada una de las acciones.

- El responsable y el equipo de ejecución de las acciones

- El tiempo estimado en realizarse cada una de las acciones.

- Planificación de los aspectos anteriores, control y seguimiento. Para realizar el control y el seguimiento de los objetivos utilizamos los indicadores como herramienta.

- Evaluación del cumiplimiento y la medición de la eficacia del objetivo.

Existen numerosas herramientas que se utilizan para la planificación y el control de los objetivos. Algunas de ellas pueden ser el diagrama de Gantt o Cuadro de Mando Integral (CMI). Esta última se utiliza sobre todo para gestionar los objetivos estratégicos de la empresa.

Si necesitáis más información sobre los objetivos de la empresa, podéis consultar los siguientes enlaces:

- Listados de objetivos de calidad

- Relaciones entre objetivos e indicadores

- Los objetivos y su planificación en un sistema integrado