¿QUÉ ES UNA AUDITORIA DE CALIDAD?

¿Qué entendemos como una auditoría? ¿En qué consiste? ¿Para qué sirve? ¿Es un requisito de la norma ISO 9001? Todas estas preguntas, y algunas más os resolveré en esta publicación.

La definición estándar de auditoría viene descrita en la norma de vocabulario UNE EN ISO 9000:2005 y dice así:

“La auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias, evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de la auditoría.”

De esta definición se pueden extraer muchos aspectos importantes para la comprensión de lo que es una auditoría y cómo gestionarla. En primer lugar se especifica claramente que se trata de un proceso sistemático por lo que debe definirse una metodología estandarizada para su desarrollo.

La organización que desea auditar su sistema de gestión es la encargada de definir cómo se deben desarrollar las auditorías. Se debe redactar un procedimiento donde se explique la metodología a seguir y los criterios con los que se va a elaborar.

En segundo lugar se indica que la autoría debe ser un proceso independiente, es decir, que un auditor no puede auditar su propio trabajo o aquel sobre el que tiene responsabilidad; no se puede ser juez y parte. Este detalle puede suponer problemáticas relevantes en microempresas. El responsable de calidad de la empresa tendría la capacitación necesaria para realizar la auditoría interna pero no es posible ya que no se puede auditar a él mismo.

Finalmente se menciona que se trata de un proceso documentado. Por lo que tal y como marca los requisitos de la norma UNE EN ISO 9001:2008 es imprescindible la realización de un procedimiento documentado.

Saltamos al final de la definición para analizar los criterios de la auditoría. Entenderemos por criterios de auditoría al conjunto de requisitos  documentales o no que debe cumplir el sistema.

¿Cómo lo podemos evaluar? Ya que la finalidad es contrastar una norma teórica con la gestión real de nuestra empresa. Por tanto auditar consiste en comprobar si aquello que la organización especifica que hay que hacer (mediante procedimientos, instrucciones, contratos, etc.) se está llevando a cabo conforme a lo planificado. Más concretamente, en el caso de una organización que haya implantado un sistema de gestión basado en la norma UNE EN ISO 9001:2008 consistirá en comprobar que todo lo especificado en los procedimientos y registros del sistema de gestión es coherente por una parte con los requisitos de la propia norma y por otro con las actuaciones de la organización.

Publiqué hace unos días un post que trataba de una guía para realizar las auditorías que seguía la norma UNE EN ISO 19011:2012.

A partir de ahí, la definición indica que este proceso pretende obtener evidencias, o lo que es lo mismo cualquier información verificable que permita comprobar el cumplimiento de los criterios de auditoría y que esta comprobación se pueda realizar de forma objetiva.

En un idioma menos normativo auditar consiste en comprobar mediante pruebas objetivas si la organización hace lo que dice y dice lo que hace.

Además la norma UNE EN ISO 9001:2008 incorpora una serie de notas aclaratorias que pasamos a citar:

NOTA 1: Las auditorías internas, denominadas en algunos casos auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organización para la revisión por la dirección y otros fines internos, y puede constituir la base para la declaración de conformidad de una organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.

NOTA 2: Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como las que proporcionan la certificación/registro de conformidad con las Normas ISO 9001 o ISO 14001

NOTA 3: Cuando se auditan juntos dos o más sistemas de gestión, se denomina “auditoría combinada”.

NOTA 4: Cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan para auditar a un único auditado, se denomina “auditoría conjunta”.

AUDITORIA INTERNA

La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestión de la calidad:

a) es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta norma internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización, y

b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas.

Se deben definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su Frecuencia y la metodología.

La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores no deben auditar su propio trabajo.

Se debe establecer un procedimiento documentado para definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, establecer los registros e informar de los resultados.

Deben mantenerse registros de las auditorías y de sus resultados.

La dirección responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas.

Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación.

La Norma ISO 19011 es una orientación para la realización de auditorías y sus requisitos

Para poderse certificar en ISO 9001, primero es necesario la realización de una auditoría interna para posteriormente realizar la auditoría de certificación por una entidad acreditada. Si necesitas saber en qué consiste el proceso de certificación puedes verlo aquí. También si queréis saber si vuestra empresa está preparada para realizar la auditoría de certificación lo puedes ver aquí.