Cómo organizar la documentación de calidad ISO 9001?

Cuando estamos montando por primera vez el sistema documental del sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9001, nos planteamos ¿Cómo podemos organizarla? ¿Qué carpetas tengo que crear para que sea fácil su localización? 

Hoy en día, el 90% de documentos que se generan derivados del sistema están informatizados, de manera que tenemos que organizarlos. Yo os voy a proponer una manera que a mi particularmente me resulta muy cómoda e intuitiva. Otra recomendación muy útil, es que si se generan documentos en formato papel, estos se escaneen para almacenarlos y se archiven con el mismo criterio que habéis ideado y con la misma nomenclatura que en el soporte informático.

Primero de todo, el responsable de calidad debe crear una carpeta en la que tenga todos los permisos para manipular esta carpeta y que pueda, de alguna manera, dar permisos parciales a subcarpetas para consulta o escritura para determinados trabajadores según proceda. Es el responsable de calidad el que se encargará de proteger y que se genere correctamente toda la documentación del sistema. 

La siguiente estructura que os parece:

Una carpeta general de Calidad que contiene:

1.- Manual y procedimientos formato editable: en esta carpeta se pondrán todos los registros y documentos editables, únicamente tendrá acceso el Responsable de calidad.

1.1. Anejos del manual: mapa de procesos y política de calidad

1.2. Procedimientos

1.3. Instrucciones

1.4. PTL: procedimientos técnicos del laboratorio

1.5. Protocolos varios específicos de la producción o del servicio a realizar

1.6. Documentos y registros del manual

1.6.1. Comunicaciones - tanto el registro de comunicaciones internas y/o externas como los documentos individuales de los propios comunicados.

1.6.2. Documentación: listado de registros, de las ediciones de registros, instrucciones, procedimientos y del manual.

1.6.3. Formación con subcarpetas para propuestas de formación, plan de formación, cualificación del personal, evaluación de la eficacia de la formación, curriculums del personal, titulaciones del personal, actas de formación interna, temarios y cursos de formación.

1.6.4. Instrumental - calibraciones: con subcarpetas para el programa de calibración-verificación y mantenimiento de los equipos, manuales de los equipos, documentación de los equipos, inventarios... Es importante crear subcarpetas para almacenar los certificados de calibración, verificación y mantenimiento. Escanearlo todo.

1.6.5. Mantenimiento de las infraestructuras de la empresa, con subcarpetas para almacenar el mantenimiento y la documentación de los equipos y de las empresas subcontratadas. Extintores, equipos de climatización, etc

1.6.6. No conformidades - acciones correctoras - reclamaciones de los clientes

1.6.7. Evaluación del riego (Nueva ISO 9001:2015) 

1.6.8. Organigrama tanto el funcional como el nominal y los específicos para algunas ofertas.

1.6.9. Plan de calidad - objetivos e indicadores de calidad

1.6.10. Proveedores: se crean las subcarpetas necesarias para almacenar toda la documentación específica de cada uno de los proveedores, así como su evaluación.

1.6.11. Satisfacción del cliente: subcarpetas para las encuestas, informes, fidelización al cliente

1.6.12. Gestión medioambiental (en caso de tener el sistema integrado)

1.6.13. Seguridad y salud (en el caso de tener el sistema integrado)

1.6.14. Índice del Manual

        

1.6.15. Historico: para almacenar aquellos documentos que queden obsoletos o sustituidos por una nueva edición. Yo recomiendo que dentro de esta carpeta se cree la misma estructura de subcarpetas que la que estamos planteando para los arquivos vigentes. 

1.6.16. Delegaciones por ausencia 

        

2.- Comisión de Calidad: se almacenan todas las reuniones de calidad, así como toda la documentación soporte para su preparación y justificación de los datos que contiene.

3.- Informes de auditoría: hay que crear dos subcarpetas una pàra auditorías internas y externas, donde almacenamos los informes de auditorías así como los informes de acciones correctoras de dichas auditorías. Si mandáis por correo a los auditores los pliegos, os recomiendo que gusrdéis en la misma carpeta el correo, así no lo perderéis.

4.- Legislación y normativa: hay actividades que están sujetas a normativa específica que los trabajadores deben tener acceso, se debe mantener actualizado, con lo que aconsejo hacer un registro y separar de forma muy clara lo vigente bde lo obsoleto.

5.- Manual y procedimientos escaneados. Debéis tener una carpeta con el manual y cada procedimiento e instrucción vigente, para la consulta de todo el personal. Acordaros de tenerlo actualizado.

Luego, debemos tener otras carpetas, pero que considero que no deben colgar de la de calidad, que serían las siguientes:

- Pedidos, ofertas, presupuestos y contratos
- Catálogos y páginas web
- Facturación
- Registros de entrada y salida de documentación de la empresa
- La documentación del sistema productivo: registro de albaranes, ejecución, elaboración de informes, servicios o productos,
- Archivo de toda esta documentación.

Espero que con esta clasificación, os de una idea del alcance del sistema y de la importancia de idear un buen archivo y poder localizar cualquier documentación.

Si lo implantáis desde cero, os recomiendo que analicéis cómo ha ido archivando informáticamente los documentos la empresa y lo adaptéis, ya que no conviene modificar los hábitos de la gente de pronto.