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6 de julio de 2014

FORMATO Y CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS

¿Qué son los procedimientos de calidad? ¿Qué formato y estructura les podemos dar a los procedimientos de nuestro manual de Calidad para que cumplan con los requisitos de la norma ISO 9001?

En los procedimientos (P) se definen los métodos de adecuación para llevar a cabo todas las actividades que afectan directamente a la Calidad del servicio dado por la empresa ABC.

Se trata de los documentos que establecen la operativa general en materia de calidad: qué hay que hacer, quien lo tiene que hacer, cómo  y qué ha de generar (normalmente registros).

En los procedimientos se desarrollan y complementan los puntos del manual de Calidad.

Aspectos imprescindibles que no pueden faltar en un procedimiento:

Cómo todo documento de calidad tiene que estar la evidencia y la designación de quien y cuando lo ha elaborado, aprobado y revisado con lo que en la primera página tendría que aparecer:

Elaborado por fecha, firma, nombre y cargo (este último opcional)
Aprobado por fecha, firma, nombre y cargo (este último opcional)
Revisado por fecha, firma, nombre y cargo (este último opcional)


OBSERVACIÓN: Las firmas pueden aparecer únicamente en la primera página, mientras se indique en esta el título del procedimiento, codificación, edición y fecha de edición.


En todas las páginas del procedimiento tiene que estar el logotipo de la empresa, el título del procedimiento, la codificación del procedimiento, la edición, la fecha de la edición del procedimiento y el número de páginas.

No hay nada escrito del diseño del Procedimiento, cada uno puede hacerlo como quiera. Normalmente, lo que se realiza es un encabezado dónde aparecen todos estos datos.

CONTENIDO:

Tanto en los procedimientos como en las instrucciones tenemos que indicar de una forma directa los siguientes puntos.

NOTA: Podemos empezar a desarrollar el procedimiento ya en la primera hoja a no ser que queráis realizar una portada para cada procedimiento (pero realmente es una pérdida de papel y recursos que no es necesaria). Los auditores también se fijan en estos pequeños detalles.


Por ejemplo, una posible estructura del procedimiento; también la más habitual es:

  • OBJETO (Qué se pretende con este procedimiento).
  • ALCANCE
  • RESPONSABILIDADES (Siempre hay que indicar quien se hace responsable del contenido del procedimiento).
  • DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
  • DOCUMENTOS RELACIONADOS (Normalmente Registros o Instrucciones)


CODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No hay ninguna regla de codificación, lo podéis hacer cómo queráis mientras sea algo coherente. Os daré una muestra de cómo podría ser. Para ello, nos tenemos que ir a nuestro Índice del Manual de Calidad. Si ya estáis aplicando la nueva actualización de la norma ISO 9001:2015 os aconsejo que sigáis el siguiente índice adaptado (ver aquí). 

Por ejemplo:

En el índice habíamos colocado los siguientes puntos de la norma en:

2.4.- Control de los documentos y registros
         2.4.1. Control de los documentos (puntos 4.2.2 y 4.2.3)
         2.4.2. Control de los registros (puntos 4.2.4)

Si queremos realizar el procedimiento de control de los documentos, pertenecería al punto 2.4.1 del índice del manual de Calidad

Entonces podríamos empezar por nombrarlo:

P-241-1 Edición 0
P porque hemos decidido nombrarlo así, si hubiéramos dicho que procedimiento es PAC sería PAC-241-1 Edición 0.

El -1 se correspondería al primer procedimiento de este punto del manual y se especificarían los apartados correspondientes de la norma.

En los siguientes enlaces podéis obtener un índice de los procedimientos mínimos que debería tener vustro sistema de gestión de calidad para cumplir con los requisitos establecidos en la norma:

Índice de procedimientos según la norma ISO 9001:2015
Índice de procedimientos según la norma ISO 9001:2008

Como os he comentado en varias ocasiones, podéis estructurar y codificar vuestro manual de calidad como queráis siempre y cuando queden incluidos todos los requisitos de la norma. En este blog os he mostrado dos tipos de índices de vuestro manual de gestión de calidad:

El primero, que sigue la misma estructura que la norma ISO 9001:2015 y en el que os he puesto los enlaces de cada punto de la norma a su explicación y desarrollo:

Índice del manual según los puntos de la norma 

Y el segundo, que para mi entender es el más útil, es el ordenado según los procesos de la empresa, es decir por bloques departamentales

Índice del manual ordenado por bloques



2 comentarios:

  1. Hola Adriana Gómez, me gusta la publicación que manejas, por favor confírmame entonces al respecto, que inherencia tiene la ISO 10013:2002, o hay algo nuevo que nos ayuda, gracias.

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    1. Muchas gracias Jesus por tu aportación. La ISO 10013:2002 es una pequeña guía de cómo se debe estructurar un sistema de gestión de calidad muy válida para versiones anteriores de la ISO 9001. Como puedes ver, si sigues mis artículos, los conceptos son los mismos y la estructura muy similar, lo único que se introduce nuevo vocabulario y nuevos conceptos como riesgo e identificación del contexto que están ausentes en dicha norma. Esta norma no se ha actualizado en base a los nuevos cambios de la ISO 9001.
      Para aquellos que desconocen la existencia de dicha norma, os dejo un enlace donde la pueden visualizar:
      http://sgc.itcomitan.edu.mx/images/externos/Iso10013-2001.pdf
      Un saludo.

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