¿Qué son los procedimientos de calidad? ¿Qué formato y estructura les podemos dar a los procedimientos de nuestro manual de Calidad para que cumplan con los requisitos de la norma ISO 9001?
En
los procedimientos (P) se definen los métodos de
adecuación para llevar a cabo todas las actividades que afectan directamente a
la Calidad del servicio dado por la empresa ABC.
Se
trata de los documentos que establecen la operativa general en materia de
calidad: qué hay que hacer, quien lo tiene que hacer, cómo y qué ha de generar (normalmente registros).
En
los procedimientos se desarrollan y complementan los puntos del manual de
Calidad.
Cómo
todo documento de calidad tiene que estar la evidencia y la designación de
quien y cuando lo ha elaborado, aprobado y revisado con lo que en la primera
página tendría que aparecer:
Elaborado
por fecha, firma, nombre y cargo (este último opcional)
Aprobado
por fecha, firma, nombre y cargo (este último opcional)
Revisado
por fecha, firma, nombre y cargo (este último opcional)
OBSERVACIÓN: Las firmas pueden aparecer
únicamente en la primera página, mientras se indique en esta el título del
procedimiento, codificación, edición y fecha de edición.
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En
todas las páginas del procedimiento tiene que estar el logotipo de la empresa,
el título del procedimiento, la codificación del procedimiento, la edición, la
fecha de la edición del procedimiento y el número de páginas.
No
hay nada escrito del diseño del Procedimiento, cada uno puede hacerlo como
quiera. Normalmente, lo que se realiza es un encabezado dónde aparecen todos
estos datos.
CONTENIDO:
Tanto
en los procedimientos como en las instrucciones tenemos que indicar de una
forma directa los siguientes puntos.
NOTA: Podemos empezar a desarrollar el
procedimiento ya en la primera hoja a no ser que queráis realizar una portada
para cada procedimiento (pero realmente es una pérdida de papel y recursos
que no es necesaria). Los auditores también se fijan en estos pequeños
detalles.
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Por
ejemplo, una posible estructura del procedimiento; también la más habitual es:
- OBJETO (Qué se pretende con este procedimiento).
- ALCANCE
- RESPONSABILIDADES (Siempre hay que indicar quien se hace responsable del contenido del procedimiento).
- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
- DOCUMENTOS RELACIONADOS (Normalmente Registros o Instrucciones)
CODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No hay ninguna regla de codificación, lo podéis
hacer cómo queráis mientras sea algo coherente. Os daré una muestra de cómo
podría ser. Para ello, nos tenemos que ir a nuestro Índice del Manual de Calidad. Si ya estáis aplicando la nueva actualización de la norma ISO 9001:2015 os aconsejo que sigáis el siguiente índice adaptado (ver aquí).
Por ejemplo:
En el índice habíamos colocado los siguientes
puntos de la norma en:
2.4.-
Control de los documentos y registros
2.4.1. Control de los documentos (puntos 4.2.2 y 4.2.3)
2.4.2. Control de los registros (puntos 4.2.4)
Si
queremos realizar el procedimiento de control de los documentos, pertenecería
al punto 2.4.1 del índice del manual de Calidad.
Entonces podríamos empezar por nombrarlo:
P-241-1
Edición 0
P
porque hemos decidido nombrarlo así, si hubiéramos dicho que procedimiento es
PAC sería PAC-241-1 Edición 0.
El
-1 se correspondería al primer procedimiento de este punto del manual y se
especificarían los apartados correspondientes de la norma.
En los siguientes enlaces podéis obtener un índice de los procedimientos mínimos que debería tener vustro sistema de gestión de calidad para cumplir con los requisitos establecidos en la norma:
Índice de procedimientos según la norma ISO 9001:2015
Índice de procedimientos según la norma ISO 9001:2008
Como os he comentado en varias ocasiones, podéis estructurar y codificar vuestro manual de calidad como queráis siempre y cuando queden incluidos todos los requisitos de la norma. En este blog os he mostrado dos tipos de índices de vuestro manual de gestión de calidad:
El primero, que sigue la misma estructura que la norma ISO 9001:2015 y en el que os he puesto los enlaces de cada punto de la norma a su explicación y desarrollo:
Índice del manual según los puntos de la norma
Y el segundo, que para mi entender es el más útil, es el ordenado según los procesos de la empresa, es decir por bloques departamentales
Índice del manual ordenado por bloques
En los siguientes enlaces podéis obtener un índice de los procedimientos mínimos que debería tener vustro sistema de gestión de calidad para cumplir con los requisitos establecidos en la norma:
Índice de procedimientos según la norma ISO 9001:2015
Índice de procedimientos según la norma ISO 9001:2008
Como os he comentado en varias ocasiones, podéis estructurar y codificar vuestro manual de calidad como queráis siempre y cuando queden incluidos todos los requisitos de la norma. En este blog os he mostrado dos tipos de índices de vuestro manual de gestión de calidad:
El primero, que sigue la misma estructura que la norma ISO 9001:2015 y en el que os he puesto los enlaces de cada punto de la norma a su explicación y desarrollo:
Índice del manual según los puntos de la norma
Y el segundo, que para mi entender es el más útil, es el ordenado según los procesos de la empresa, es decir por bloques departamentales
Índice del manual ordenado por bloques
Hola Adriana Gómez, me gusta la publicación que manejas, por favor confírmame entonces al respecto, que inherencia tiene la ISO 10013:2002, o hay algo nuevo que nos ayuda, gracias.
ResponderEliminarMuchas gracias Jesus por tu aportación. La ISO 10013:2002 es una pequeña guía de cómo se debe estructurar un sistema de gestión de calidad muy válida para versiones anteriores de la ISO 9001. Como puedes ver, si sigues mis artículos, los conceptos son los mismos y la estructura muy similar, lo único que se introduce nuevo vocabulario y nuevos conceptos como riesgo e identificación del contexto que están ausentes en dicha norma. Esta norma no se ha actualizado en base a los nuevos cambios de la ISO 9001.
EliminarPara aquellos que desconocen la existencia de dicha norma, os dejo un enlace donde la pueden visualizar:
http://sgc.itcomitan.edu.mx/images/externos/Iso10013-2001.pdf
Un saludo.
Buenas Adriana,
ResponderEliminarTengo la siguiente consulta: Actualmente trabajo en la documentación de los procesos para solicitar certificación en la versión 2015 (Estuvimos certificados con 2008 pero no continuamos con al renovación), estoy implementando una nueva estructura en los procedimientos, pero me encuentro con que la codificación de los mismos se encuentra desordenada.Es posible actualizar el documento y realizar una reorganización solo del número consecutivo del código?, me explico: un procedimiento tiene consecutivo 010 y debería tener 01, debido a que solo existe un único procedimiento. Puedo realizar esta modificación y especificarlo en el control de cambios? O debo eliminarlo y crear un nuevo documento con la codificación correcta 01?
De antemano gracias por tu respuesta.
Buenos días Ángela, puedes hacerlo como necesites, siempre y cuando quede constancia. En casos muy exagerados, se ha reordenado toda la documentación, establecido una nueva codificación, etc. se puede hacer sin problemas. Aprovechando el cambio de versión puedes realizarlo, eso sí comenta y que queden claros los cambios en los diferentes documentos del sistema. Un saludo.
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